Marketing: Vereinfachte Verwaltung von Abläufen
Bei der Durchführung von Marketing-Aktivitäten sind im Vorfeld verschiedene sich wiederholende Arbeitsschritte durchzuführen, wie zum Beispiel das Erstellen einer Zieldefinition, die Ausarbeitung der Terminplanung, die Auswahl und Bestimmung von Veranstaltungsorten oder die Einwerbung von Drittmitteln.
Um diese Abläufe möglichst effizient zu gestalten, haben wir für die Abteiling Marketing Compliance eines Pharmaunternehmens eine SharePoint-Anwendung entwickelt.
Mit dieser Anwendung lassen sich die wieder kehrenden Arbeitsschritte als sogenannte Prozeduren darstellen - einer Folge von Anweisungen, die es erlauben, bestimmte Aufgaben in wiederverwendbarer Art zu formulieren. Über eine zentrale Erfassungsmaske kann jeder Anwender für die Gruppen, in denen er Mitglied ist, neue Prozeduren anlegen; je nach Berechtigung stehen verschiedene “Prozedurtypen” zur Verfügung.
Abhängig von den einzelnen Schritten stehen unterschiedliche Spalten mit unterschiedlichen Inhalten zur Verfügung (z.B. Zuordnung von Dokumenten, Festlegung von Verantwortlichen). Zusätzlich wird ein Ordner in einer Dokumentenbibliothek bereitgestellt; hier abgelegte Dokumente können bestimmten Schritten zugeordnet werden. Es gibt zudem die Möglichkeit, für bestimmte Dokumente einen Genehmigungsprozess zu initiieren, der innerhalb der Prozedur dokumentiert wird. Wenn alle Schritte abgearbeitet wurden, kann die Prozedur archiviert werden.
Die Lösung trägt deutlich zur Arbeitserleichterung und einer Erhöhung der Effektivität in der Abteilung bei und dient gleichzeitig der Dokumentation aller durchgeführten Marketing-Aktivitäten.
Die INOSOFT Skill-Datenbank
Die Wissensgebiete innerhalb eines Unternehmens werden mit jeder Aufgabe, jedem Projekt und jeder neuen Software-Version vielfältiger und damit auch unübersichtlicher. Schon vor einigen Jahren stellte sich uns daher die Frage: Was tun, um schnell und einfach in Erfahrung zu bringen, wer was im Unternehmen kann? Die Entwicklung einer Skill-Datenbank, die verlässliche Informationen über Art und Umfang der Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter in den verschiedenen Technologien Auskunft gibt, war die Lösung.
Auf einen Klick lässt sich nun z.B. herausfinden, wo die Experten für node.js oder Struts stecken, wie viele SharePoint-Spezialisten wir insgesamt sind oder ob sich noch jemand mit FoxPro/Clipper auskennt oder Ahnung hat von TechSmith Camtasia.
Die Herausforderung an eine gute Skill-Datenbank besteht in ihrer Einfachheit, sowohl bei der Erfassung und Aktualisierung der Daten als auch bei der Abfrage und Darstellung. Unsere kleine HTML5-Anwendung wurde in wenigen Tagen entwickelt, getestet und freigegeben. Zwei Prozesse wurden dabei umgesetzt: Erfassung und Auswertung.
Der Mitarbeiter gibt seine Kenntnisse in der jeweiligen Technologie auf einer Skala von 0 (keine Kenntnisse) bis 5 (Experte) an. Die Matrix enthält einen Standardvorrat an Produkten, Methoden und Bibliotheken. Zudem kann der Mitarbeiter über ein Freitextfeld Kenntnisse anderer Technologien einfügen:
Die Auswertung ist ebenso einfach wie umfassend. Die individuell erfassten Einträge werden zentral einer Kategorie zugeordnet und anschließend dem Standardvorrat zugeführt. Die Informationen über die Kenntnisse werden in der Datenbank mit dem Namen der entsprechenden Mitarbeiter verknüpft. Beim Anklicken der gewünschten Technologie und Kategorie in der Matrix werden Anzahl und Namen der Mitarbeiter angezeigt, die über die entsprechenden Kenntnisse verfügen. Der Projektleiter kann so entscheiden, wen er für ein Projekt einsetzen oder um Rat fragen kann, ob eine Schulung erforderlich ist und wenn ja, ob und wer von den Kollegen hierfür in Frage käme.
Gerade in Zeiten stetig kürzer werdender Innovationszyklen wird das Teilen und Mitteilen von Informationen immer wichtiger. Dabei ist der richtige und vollständige Zugriff auf vorhandene Wissensträger und ergänzende Informationen ein wichtiges Element für die Problemlösungsqualität innerhalb der Projektarbeit. Das gilt auch für andere Unternehmensbereiche. Der richtige Einsatz von Wissen trägt heute wesentlich zu Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens bei.
Wohin die Reise geht: SharePoint 2013
Microsoft hat Ende letzten Jahres die neue Version seiner Collaboration-Plattform auf den Markt gebracht: SharePoint 2013. Das System ist Teil der neuen Microsoft Welt und fügt sich vom Layout her perfekt ein in die Reihe von Windows 8 und Office 2013.
Die neue SharePoint-Version verfügt nun endlich über eine Drag- and-Drop-Funktion. Der Benutzer kann jetzt Dateien in eine Dokumentenbibliothek kopieren, ohne dafür die Bibliothek im Explorer öffnen zu müssen.
Kernthema von SharePoint 2013 ist allerdings Social Collaboration. Microsoft hat sich hier eng an den Social-Networking-Diensten Facebook und Twitter orientiert. Hatten die Anwender in SharePoint 2010 noch je eine persönliche und eine Profilseite, so gibt es in SharePoint 2013 mit My Site nur noch eine Seite, die wie bei Facebook klar in privaten und öffentlichen Bereich unterteilt ist. Der Anwender legt selbst fest, wem welche Dokumente und Informationen angezeigt werden. Deutlich erweitert wurde der Bereich Newsfeed, der über Ereignisse im eigenen Netzwerk informiert. Hier kann der Benutzer Nachrichten versenden, kommentieren und teilen und seine Informationsversorgung durch das Folgen von Informationen und Personen gezielt steuern. Funktionen zur Schlagwort- und Personenmarkierung wie Hashtags (#) und Mentions (@) wurden aus Twitter übernommen, und es ist leichter geworden, Bilder und Videos einzufügen. Neu für die My Site ist der Online-Speicher Skydrive, über den der Benutzer Dokumente speichern, synchronisieren und teilen kann.
SharePoint 2013 trägt auch der zunehmenden Verwendung von SmartPhones und Tablet-PCs Rechnung. Für eine verbesserte Ansicht auf den kleinen Bildschirmen hat Microsoft eine HTML5-Oberfläche entwickelt, die die mobilen Browser der gängigen Betriebssysteme unterstützt.
Auch das Erstellen von Workflows wurde deutlich verbessert. Der aktuelle SharePoint Designer bietet nun zusätzliche Funktionen wie die Verwendung von Schleifen oder das Aufrufen von Web-Services.
Third-Party-Anwendungen werden in SharePoint 2013 in einen eigenen App Store integriert. Bevor die Applikationen jedoch zur Anbietung freigegeben werden, müssen sie ähnlich wie bei Apple erst einen Validierungsprozess bestehen.
Vereinfacht wurde das Branding einer Website. Anders als in der Vorgängerversion reicht es, wenn der Webdesigner HTML, CSS und Javascript beherrscht, ohne die Besonderheiten von SharePoint im Einzelnen zu kennen. Auch der Zwang, die Seiten mit dem Designer anzupassen, fällt nun weg.
Fazit: Microsoft bietet in SharePoint 2013 eine Reihe nützlicher neuer Features, konzentriert sich im Wesentlichen aber auf den Bereich Social Collaboration.
Windows Phone 8 Startbildschirm
Der Startbildschirm im Windows Phone 8 lässt sich bekanntermaßen individuell anpassen und personalisieren. Zur Verfügung stehen dabei drei Größenformate für die sogenannten Live Tiles bzw. Kacheln.
Hier ein paar Beispiele der Startbildschirme unserer Kollegen:
Was ist Big Data?
“Facebook speicherte im Jahr 2008 etwa 10 Milliarden Fotos, für die ein Speichervolumen von rund einem Petabyte erforderlich war.” - “Die Wayback Machine des Internet Archiv (http://www.archive.org) umfasst rund 2 Petabyte an Daten, bei einem Wachstum von rund 20 Terrabyte pro Monat.”
Aber auch in den Unternehmen werden täglich große Datenmengen produziert und gespeichert: nutzergenerierte Inhalte, also E-Mails, Textdokumente, Präsentationen, Tabellenkalkulation, Audio-Dateien, etc., und die damit verknüpften Metadaten, d.h. Angaben über Dateityp, Autor, gegenwärtigem Benutzer etc.
Besonders große Datenmengen, die oft nur schlecht oder gar nicht mit herkömmlichen Datenbankwerkzeugen und Techniken bearbeitet werden können, fasst man unter dem Begriff Big Data zusammen.
Die strukturiert und unstrukturiert vorliegenden Daten nehmen einen Großteil der Speicherkapazität in Anspruch. In ihnen schlummert aber auch enormes Potenzial. Noch verfügen die meisten Unternehmen nicht über die Tools, das Potenzial dieser Inhalte auszuschöpfen. Das kann sich Experten zufolge aber bald ändern. Sean Mead, Director of Analytics bei Mead, Mead & Clark, Interbrand, vergleicht die Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Produktivität mit Hilfe von Datenanalysetools zu steigern, mit der Computer- und Internetrevolution in den 1990er Jahren.
Fest steht, dass die Datenmengen in den letzten Jahren so stark zugenommen haben, dass Unternehmen auf Technologien setzen müssen, um die Flut überhaupt bewältigen zu können. Im Zeitalter von Datenaustausch und –freigabe über Server, Software und Intranet können die meisten Unternehmen heute nicht mehr Fragen beantworten, wie „Wo befinden sich meine Daten? oder „Wer kann darauf zugreifen?“ Schätzungen zufolge werden daher nur etwa die Hälfte der kritischen Unternehmensdaten tatsächlich geschützt. Verschärft wirft dieses Problem durch die zunehmende Verwendung cloudbasierter Filesharing-Dienste.
Big Data zu verwenden bedeutet demnach, das Potenzial für einen Vorsprung durch Wissen zu nutzen und gleichzeitig das Management und den Schutz der Daten zu verbessern.
Wir werden uns in nächster Zeit etwas intensiver mit dem Thema auseinander setzen und einige interessante Werkzeuge vorstellen.
Windows Phone 8 im Test
Seit der Verfügbarkeit von Windows 8 benutze ich das neue Betriebssystem, zunächst mit einem HTC 8S. Und was soll ich sagen: Es macht Spaß, mit dem Gerät zu arbeiten. Hier mein Bericht.
Die Anordnung der Kacheln auf dem Startbildschirm ist wunderbar, deutlich besser und moderner und wirkt irgendwie frischer. Die iPhone Oberfläche ist dagegen hausbacken und langweilig. In regelmäßig unregelmäßigen Abständen passe ich die Kacheln und die Farben an und baue mir eine neue Startseite zusammen. Zur Zeit sieht mein Startscreen so aus:
Was ich besonders schätze: Alle für meine Arbeit wichtigen Informationen sind auf einen Blick abrufbar: hat jemand angerufen, sind neue Nachrichten (eMail, SMS etc.) eingegangen, welcher Termin steht an. Die Integration der Dienste wie Facebook, Twitter, Linkedin in die Kontakte ist nett, Verwendung habe ich dafür aber nicht. Ich nutze lieber die jeweiligen Apps der Anbieter, hier gefällt mir insbesondere die Twitter-Umsetzung.
Der eingebaute Web-Browser basiert auf dem Internet Explorer 10. Die reduzierte Toolbar am unteren Bildschirmrand besteht nur aus einem Eingabefeld und einem Knopf, um die Seite neu zu laden. Sonst nichts. Alles andere wird über ein Kontextmenü aufgerufen. Das ist etwas gewöhnungsbedürftig, aber ein guter Kompromiss zwischen Usability und Platz für die darzustellenden Webseiten.
An der Geschwindigkeit und Kompatibilität gibt es im Grunde nichts auszusetzen, Webseiten werden zügig und richtig dargestellt. Gegenüber früheren Versionen kann der Browser CSS-Animationen und eigene Schriftarten darstellen.
Besonders schön ist auch das Energiemanagement des Windows Phone. Ab einem kritischen Batteriestand reguliert das Handy selbstständig die Datentransfer- und Synchronisationseinstellungen, um letzte Reserven zu sparen. Das ist sehr hilfreich und nützlich. Insgesamt könnte die Lebensdauer des Akkus besser sein, nach einem Tag intensiver Nutzung mit WLAN und Bluetooth Verbindungen muss das Gerät dringend aufgeladen werden.
Mein Fazit: Nach nunmehr gut fünf Monaten Nutzung macht es nach wie vor Freude, mit dem Gerät zu arbeiten. Design und Stil der Oberfläche begeistern mich immer noch. Gleichwohl gibt es in vielen Bereichen noch deutlichen Aufholbedarf zum Wettbewerb. BlackBerry hat mit dem neuen Z10 gezeigt, wie z.B. die Trennung von Firmen- und Privatdaten bewerkstelligt werden kann. Da fragt man sich schon, warum Microsoft es nicht schafft, genau hier entsprechende Schwerpunkte zu setzen. Und es fehlen noch zahlreiche Apps, die ich in der iOS-Welt kennen und schätzen gelernt habe, wie z.B. für Sonos, Tumblr, Google+.
Mobile Lösungen für den Außendienst
Die zunehmende Verwendung von Smartphones und Tablet PCs im Arbeitsalltag eröffnet vielen Unternehmen auch neue Möglichkeiten. Das gilt insbesondere für Unternehmen, deren Erfolg von einem effizienten Einsatz der Außendienstmitarbeiter abhängt.
Nach einer von Google bei Forrester Consulting beauftragten Studie von November 2012 sind derzeit noch zwei Drittel der Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeitern davon abhängig, dass sich der Außendienstmitarbeiter per Handy meldet, um den aktuellen Status seiner Arbeit mitzuteilen. Etwa die Hälfte der Unternehmen nutzt Funk oder GPS-Tracking-Systeme, damit die Disposition weiß, wo sich der Mitarbeiter aufhält.
Befragungen von Mitarbeitern aus Management und Außendienst haben eine Reihe von Wünschen und Ansprüchen an ein Mobile-Workforce-Management-System ergeben: Managementseitig steht die Echtzeit-Überwachung und bessere Koordination der Außendienstmitarbeiter im Vordergrund. Die Außendienstmitarbeiter hingegen wünschen sich eine effizientere Navigation zwischen den verschiedenen Einsatzorten (viele verwenden bereits ihre eigenen Smartphones für die Routenplanung) und die Möglichkeit, die eigene Verfügbarkeit mitzuteilen.
Erwartete Geschäftsvorteile für das Unternehmen sind zudem:
- Kosteneinsparungen beim Kraftstoff
- Schnellere Disposition von Arbeitskräften an neue Einsatzorte
- Erhöhte Produktivität je Arbeitskraft
- Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionszeiten
- Größerer Erfolg für das Unternehmen als Ganzes
Bislang waren Mobile-Workforce-Management-Projekte mit beachtlichen Investitionen in Infrastruktursoftware, besondere Arbeitsgeräte für den Außendienst und maßgeschneiderte Einrichtungen in den Fahrzeugen verbunden. Forrester Consulting geht daher davon aus, dass der Einsatz von Mobile-Workforce-Management-Lösungen insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen zunehmen wird.
Berliner Datenschutzbeauftragter warnt vor BYOD-Risiken
Der Berliner Datenschutzbeauftragte Dix hat in seinem Jahresbericht auf Gefahren beim Anbinden von privaten Endgeräten an die IT-Systeme des Arbeitgebers hingewiesen. Der Trend “Bring your own device” (BYOD) sei mittlerweile “in nahezu allen Unternehmen angekommen”, schreibt Dix in seinem Bericht, meist entzögen sich die mitgebrachten mobilen Geräte wie iPhone, iPad und Android Smartphones aber der geordneten IT-Verwaltung in der der Firma.
Inbesondere bei der Einbindung der Endgeräte in die Firmennetzwerke vereinfachen Angriffe auf diese Infrastrukturen deutlich. Vorstellbar seien unerlaubte Zugriffe auch auf dort abgelegte Informationen sowie das Einschleusen von Viren oder Trojanern.
Weitere Informationen (PDF) http://datenschutz-berlin.de/attachments/942/2012-JB-Datenschutz.pdf
Microsoft Surface - Erfahrungsbericht 2
Hier der zweite Teil unseres Erfahrungsberichts Microsoft Surface RT.
Um eine Anwendung zu starten, klicken - oder tippen - Sie einfach auf die entsprechende Kachel. Die Anwendung wird geladen und überlagert auf der Anzeige den Startbildschirm. Sie können, wenn Sie die Anwendung verlassen, jederzeit sofort zum Startbildschirm zurückkehren und umgekehrt.
Interessantes Detail: Um Surface zu aktivieren, können Sie auf eine Taste drücken, auf das Trackpad, auf das Touchscreen oder auf die Tastaturoberfläche.
Windows RT funktioniert wirklich gut und sofort mit Speichermedien auf USB-Basis (Memory Sticks, Festplatten), USB-Tastaturen und –Mäusen und Bluetooth-Tastaturen und -Mäusen. Man steckt eine Tastatur ein und sie funktioniert, keine Wartezeit, kein Ärger.
Was ist mit komplexeren Geräten? Wir setzen verschiedene ans Netzwerk angeschlossene Laserdrucker ein. Windows RT hat sie einerseits entdeckt, andererseits automatisch die erforderlichen Treiber herunter geladen. Auch ein bluetoothfähiger Lautsprecher (Jambox) lies sich ohne Probleme anschließen.
Microsoft verwendet für das Surface-Stromkabel etwas, was nicht nur ein bißchen wie ein Apple MagSafe Connector aussieht: Wer von Apple gewöhnt ist, Kabel ganz einfach zusammenzustecken, den wird die Microsoft Version wenig begeistern. Sie sieht gut aus und ist offensichtlich auch guter Qualität. Aber es kostet ziemlich viel Mühe, bis das magnetische Ende des Stromkabels im Tablet PC einrastet.
Microsoft Surface - Erfahrungsbericht 1
Nachdem wir uns nun ein paar Tage mit den neuen Surface Geräten beschäftigt haben, finden Sie nachstehend den ersten Teil unseres Erfahrungsberichts.
Der Startbildschirm ist das Gesicht der Metro-Umgebung in Windows 8 und umstrittener Ersatz für die Anwendungsmöglichkeiten des Startmenüs vorheriger Windows-Versionen. Als Vollbildschirmanwendung ist diese Fläche bedeckt mit Live-Kacheln, die Metro-Style-Apps, Desktopanwendungen, Webseiten, Bibliotheken, Ordnerpfade und anderes darstellen.
Der Startbildschirm ist relativ schlicht und bietet nur ein paar Basisfunktionen. Es ist der Platz, an dem Sie die Live-Kacheln, die Sie am häufigsten verwenden oder die Ihnen am wichtigsten sind, anordnen und konfigurieren können. Über diese Kacheln können Sie aktuelle Informationen sehen und Apps oder Anwendungen zu starten. Andere Funktionen aus dem Windows 7 Startmenü findet man im Bereich Einstellungen.
Wenn man Live-Kacheln im Hinblick auf künftige Features betrachtet, muss man unbedingt erwähnen, dass diese Elemente ein guter Ersatz für die Symbole sind, die vorher über das Startmenü, den Desktop oder die Taskbar verfügbar waren. Sie überwinden eine erhebliche Einschränkung der Symbole, die ja meist statisch sind und keine guten Möglichkeiten bieten, den Benutzer zu informieren, wenn sich etwas geändert hat. Live-Kacheln dagegen erlauben es aufgrund Ihrer Größe und Anpassungsfähigkeit, alle möglichen Informationen fast in Echtzeit zu liefern.
Das hat wesentliche Auswirkungen. So läßt sich nun mit dem Startbildschirm ein Live-Dashboard erstellen, wo sich laufend aktuelle Informationen zu Ihrer E-Mail-, Kalendar-, Social Networking-, Wetter- und anderen Apps darstellen lassen. Das ist vor allem praktisch für kleinere Geräte wie Smartphones und Tablets, wird aber sicher auch von PC-Nutzern verwendet werden, die sich an diese UI und an Windows 8 gewöhnt haben.
Leider ist diese “glance and go”-Funktion nur für neue, Metro-Style-Apps verfügbar. Desktop-Apps verwenden statische, in der Größe unveränderliche Kacheln, ähnlich wie Symbole und können keine Live-Informationen anzeigen.
